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北京德雅枫桦信息技术有限公司
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海外工程对文档和图纸管理的探讨
“一路一带，基建**”，然而在征服海外的道路上，工程承包商会遇到各种各样的挑战。如何从信息化建设的角度提高项目的盈利水平，降低管理风险？德雅HOLA文档云平台正是契合海外基建承包商的切实需要，为其提供国内外远程工作便利、项目经验积累、传承，并建立起承包商与业主间融洽的沟通平台。
为什么要建立工程文档云平台？
国内总部和事业部管理人员面临的挑战：
1、 项目遥远，在国内无法及时了解项目动态，无法及时给予支持和帮助
2、 缺乏对当地市场情况和法律法规知识积累
3、 缺乏统一作业标准，项目风险高
4、 海外项目诉讼风险高
5、 管理透明度和责任追溯性不足
6、 信息闭塞，决策缓慢
7、 已有的项目经验缺乏积累
当地项目部人员面临的挑战：
1、 传统的资料管理方式效率低、查询不便
2、 难以及时获得总部的专业技术支持
3、 业主要求建立文档协作平台，在设计阶段遵循FIDIC规范，对图纸进行递交与审核
4、 文档的安全性和协作要求-尤其在项目筹备阶段需要保护商业机密，避免被窃取
5、 项目文档移交要求-从承包工程拓展到运营和维护
6、 海外项目延期风险高、诉讼风险高
德雅HOLA文档云平台：
德雅HOLA文档云将项目部、总部、业主、设计院、分包商集中在一个平台上进行工作，根据用户角色和项目划分权限，规定每个用户或团队在特定的范围内进行文档、图纸的传递、批注、审核、查询和决策，帮助项目部规范、保存、积累项目信息，实现多项目的高效管理，轻松追溯，降低项目风险，轻松应对诉讼。
1、建立文档协作平台：将文档集中管理起来，建立一定的文档分类规范和安全策略，管理文档的流程、版本、搜索调用，将项目组成员、项目经理、业主、设计师、顾问、总部、分包商、供应商联结到一个平台上进行工作，提高文档协作效率，增强项目管理能力，拉近客户关系。2、设计管理：在工程中，图纸的递交、审批、批注、核准、回复，这些难以管理，并消耗大量时间，往往会拖累项目的整体进度。HOLA建立一个图纸协作平台，管理图纸的全生命周期，实现高效地递交、审核、状态标识和版本管理，能够快速查询和追溯图纸状态，帮助总包、业主和设计院在**时间，批量处理相关图纸。
3、合同管理：合同的签订、变更、会议纪要、往来邮件都要妥善保管，并随时查阅，HOLA提供合同登记、审批、扫描OCR、文档关联、借阅管理、变更和版本管理、里程碑提醒、合同查询、统计分析等功能，规范管理合同，确保合同的全生命周期可查，可管。有权限的人可以随时调取合同和参考文件，并查看统计报告。
4、项目知识库：项目所在地的法律和文化需要学习、积累和传承；项目的管理经验需要提炼、分享和推广。HOLA知识库将海外项目从筹备、签约、设计、建设到运营的全过程记录下来，管理人员可以将知识进行提炼、分类，在特定范围内学习和推广，从而提高项目的整体管理水平。
5、文档中心
文档中心是安全的、全面的，并跨地区分布式部署。HOLA文档云在系统层、网络层、数据层和应用层提供全面的安全保护，防止企业信息被窃取；它管理的不仅仅是单个项目，可以是按国家区分板块管理，也可以建设**文档中心。同时，任何项目相关信息都可以通过接口导入到文档中心，借助HOLA强大的搜索功能和安全管理特性，在组织内有序分享，用户不需要再登录多个系统查询数据。
文档云应用情况
目前，使用了HOLA文档云的企业有中信建设、哈电国际、东方电气、PYI-中国香港保华、泛华集团、CMEC-中国机械设备工程、中国电力工程、中铁建、中石油、中石化、中国南车、中海油……
应用趋势从管理单一项目向管理多项目转变，从文档的存储管理向文档的全生命周期管理转变，从项目数据积累向行业数据模型、趋势分析、预警管理转变，从私有云部署向公私共存的混合云转变。